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广东省人才交流协会档案管理制度

发布时间: 2012-02-28 00:00:35   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:   我要评论()
摘要:

   为规范本协会档案管理,充分发挥档案的作用,根据国家档案管理有关规定,特制定本协会档案管理制度。

一、   总则

1、    各有关部门都应把归档工作列入工作计划,落实岗位责任制度保存档案材料的完整、准确、系统和安全。

2、    协会秘书处工作人员必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷交移综合部集中统一保管。

二、   档案管理制度及职责

1、协会档案实习统一管理,分工负责。综合部负责协会档案管理,并设专人负责;各部门设专人对本部门档案材料的收集、整理、归档工作。

2、各部门档案管理工作职责:及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门的材料整理归档,每年3月底交至综合部存档;如中间有人员调整,应认真办理交接手续,保证档案材料的完整性。

三、   档案管理

1、各部门应做好档案材料的收集工作,建立平时归卷制度,提高立卷工作效率和案卷质量,使材料完整、准确、系统。能够按时、按要求将完成立卷的档案移交至综合部。

2、综合部的档案管理人员对各部门送交的案卷须进行严格检查,对不符合要求的卷案要编制牵引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁的档案,必须编写销毁清单及全宗介绍材料。

3、建立档案、材料的借阅制度。

4、检查核对制度:检查与核对时保障档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案本身进行检查,如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等。也包括对档案保管的环境进行检查,如查看柜门是否完好,有无其他存放错误等。检查要分期进行,每年6月、12月26日核查,并做好核查记录;但发生下列情况,也要及时进行核查,并及时补救。

四、   档案的移交

1、案卷归档验收合格后,交接双方移交时,必须填写移交清单并在移交目录上签字。

2、各类活动结束后,应将文件材料系统整理立卷归档,按要求移交综合部管理。

五、   附则

1、本制度由协会秘书处负责解释。

2、本制度自公布之日起实施。

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